Ansage außerhalb der Geschäftszeiten: Drei Vorlagen, drei Konstellationen.

Inhalt einer guten Ansage: Fünf Bauteile decken alles ab.

Diese Punkte sollte die Ansage abdecken:

• Begrüßung mit Firmennamen

  Kurz und klar — ein bis zwei Sekunden, damit Anrufer sofort wissen, dass sie richtig verbunden sind.

• Hinweis auf Nicht-Erreichbarkeit

  Sachlich formuliert, ohne Floskel oder Entschuldigung — der Anrufer weiß sofort, woran er ist.

• Geschäftszeiten in Klartext

  „Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr" wirkt verbindlicher als ein vages „während unserer Öffnungszeiten".

• Alternativer Kontaktweg

  E-Mail, Online-Formular oder Webchat — ein konkreter Kanal, den Anrufer sofort nutzen können.

• Hinweis auf Notfall-Optionen

  Falls relevant: Bereitschaftsdienst, Notfall-Nummer oder zentrale Hotline — typisch für Praxis, Handwerk und IT.

Tonalität: Ruhig, freundlich, ohne Aufdringlichkeit.

Die richtige Stimm- und Tempo-Wahl entscheidet über die Wirkung. Außerhalb der Geschäftszeiten ist der Anrufer oft schon leicht frustriert, weil niemand abnimmt — die Ansage soll deshalb ruhig, freundlich und ohne Werbe-Aufdringlichkeit klingen.

Tempo: Etwas langsamer als ein normales Gespräch — circa 130 bis 150 Wörter pro Minute. Wer hektisch klingt, verstärkt die Frustration; wer zu langsam spricht, lässt warten. Der Generator zeigt die Sprechdauer in der Vorschau direkt mit an, sodass Sie das Tempo an der Sekundenanzeige justieren können.

Pausen: Eine kurze Pause nach dem Firmennamen, eine zweite vor der Kernaussage „wir sind aktuell nicht erreichbar". Pausen geben dem Anrufer Zeit, die Information zu verarbeiten — bei Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Notfall-Hinweisen entscheidend.

Wort-Wahl: Konkret statt floskelhaft. „Wir rufen morgen vor 12 Uhr zurück" wirkt verbindlicher als „Wir melden uns schnellstmöglich". „Sie erreichen uns Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr" schlägt „während unserer Öffnungszeiten". Anrufer wollen Klartext und ein klares Zeitfenster, keine Höflichkeitsfloskeln.

Beispielzeilen aus der Praxis:

Im Generator finden Sie unter „ruhig" und „freundlich" passende Stimmen — verschiedene Stimmen direkt anhören und vergleichen, bevor Sie sich entscheiden.

Sechs Vorlagen für jede Konstellation: vom kurzen Standard bis zum Bereitschaftsdienst.

Diese Mustertexte sind branchenneutral formuliert — Sie passen sie in zwei Minuten an Ihre Bürozeiten, Notfall-Nummer und Rückruf-Zusage an. Kopieren, einsetzen, fertig.

Spezifische Vorlagen für Ihre Branche.

Praxis, Kanzlei und Handwerk haben jeweils eigene Anforderungen — vom Bereitschaftsdienst bis zum Mandanten-Portal. Auf den Branchenseiten finden Sie passgenaue Vorlagentexte mit konkreten Beispiel-Kontaktwegen.