Kostenfreie Beratung unter 0821 / 999 856 99 oder hallo@ansagen.ai
Goldene Regeln für ein gutes IVR: Fünf Punkte, die alles entscheiden.
Folgende Regeln entscheiden über Erfolg oder Frust:
- Maximal 4 Optionen pro Ebene (mehr überfordert)
- Maximal 2 Ebenen tief (alles weitere wirkt labyrinthisch)
- Häufigste Option zuerst nennen
- Pause nach jeder Option, damit der Anrufer drücken kann
- „0 für Mitarbeiter" als Joker-Ausstieg anbieten
Beispiel: einfaches Service-IVR: Zwei Ebenen, klare Optionen.
Folgende Struktur deckt typische B2B-Service-Hotlines ab:
| Ebene | Optionen |
|---|---|
| 1 | 1 Vertrieb / 2 Service / 3 Buchhaltung / 0 Mitarbeiter |
| 1.1 (Service) | 1 Technische Frage / 2 Reklamation / 0 zurück |
| 1.2 (Vertrieb) | 1 Bestehender Kunde / 2 Neukunde / 0 zurück |
Mehrsprachiges IVR: Sprachauswahl als erste Ebene.
Bei internationalen Hotlines ist die erste Ebene oft die Sprachauswahl. Wichtig: jede Sprache muss in der entsprechenden Sprache angesagt werden — „Press 1 for English, 2 für Deutsch, 3 pour Français". Im Generator von ansagen.ai erstellen Sie das in einem Durchgang mit konsistenter Stimmcharakteristik in 30+ Sprachen.
Mehr Vorlagen für IVR-Sprachmenüs: Acht Strukturen vom kleinen Menü bis zur Mehrebenen-Zentrale.
Ein gutes IVR-Sprachmenü hat maximal vier Optionen pro Ebene und bietet immer einen Mitarbeiter-Fallback. Die folgenden Vorlagen decken typische Strukturen ab — von der einfachen Drei-Optionen-Zentrale bis zur Mehrebenen-Logik mit Sprachwahl.
Willkommen bei Mertens Versand. Drücken Sie die 1 für unseren Vertrieb, die 2 für den Service oder die 0 für einen Mitarbeiter unserer Zentrale.
Sie sind verbunden mit Becker Logistik. Drücken Sie die 1 für Bestellungen und Anfragen, die 2 für technischen Support, die 3 für Buchhaltung und Rechnungen, die 4 für allgemeine Auskünfte oder die 0 für einen Mitarbeiter.
Sie haben die Praxis Dr. Hartmann erreicht. Drücken Sie die 1 für Terminvergabe, die 2 für Rezeptanforderungen oder die 3, wenn Sie bereits Patient bei uns sind und ein Anliegen haben. Bei medizinischen Notfällen wenden Sie sich bitte an 116 117.
Willkommen bei Berger Consulting. Drücken Sie die 1 für Vertrieb. Im Vertrieb erreichen Sie über die 1 unseren Innendienst und über die 2 unseren Außendienst. Für Service drücken Sie zurück zum Hauptmenü die 2 oder erreichen jederzeit über die 0 einen Mitarbeiter unserer Zentrale.
Welcome to Krüger Engineering — Willkommen bei Krüger Maschinenbau. For English service press 1 — für Deutsch drücken Sie die 2. Or stay on the line to be connected to our reception — oder bleiben Sie in der Leitung für unsere Zentrale.
Sie sind verbunden mit Höhne IT-Service. Drücken Sie die 1, wenn Sie ein bestehender Wartungsvertragskunde sind und einen Notfall haben. Drücken Sie die 2 für allgemeine Anfragen und Beratung. Drücken Sie die 0 für einen Mitarbeiter unserer Zentrale.
Vielen Dank für Ihren Anruf bei Mertens Versand. Bevor wir Sie weiterleiten: Viele Anliegen lassen sich direkt online unter mertens-versand.de klären. Wenn Sie weiterhin telefonisch bleiben möchten: Drücken Sie die 1 für Bestellungen, die 2 für Service oder die 0 für einen Mitarbeiter.
Sie haben Hoffmann Haustechnik außerhalb unserer Geschäftszeiten erreicht. Für eine Nachricht an unsere Zentrale drücken Sie die 1. Wenn Sie ein Wartungsvertragskunde sind und einen Notfall haben, drücken Sie die 2 — Sie werden direkt mit unserem Bereitschaftsdienst verbunden.
Sammlung weiterer Mustertexte: Übersicht aller Telefonansagen-Vorlagen — kategorisiert nach Anlass, mit kostenlosen Texten für Mailbox, Warteschleife, Geschäftszeiten, Urlaub und mehr.
Spezifische Vorlagen für Ihre Branche.
Praxis, Kanzlei und Handwerk haben jeweils eigene Anforderungen — vom Bereitschaftsdienst bis zum Mandanten-Portal. Auf den Branchenseiten finden Sie passgenaue Vorlagentexte mit konkreten Beispiel-Kontaktwegen.
Arztpraxis & Heilberufe
Vorlagentexte für Praxen mit Bereitschaftsdienst-Hinweis und Rezept-E-Mail.
Kanzlei & Steuerberatung
Vorlagen mit Mandanten-Portal, Online-Termin und vertraulicher Tonalität.
Handwerk
Werktag-Ende-Vorlagen mit 24-h-Bereitschaft und Wochenend-Notdienst.
Hotel & Gastronomie
Reservierungs- und Außerhalb-Schließzeit-Texte mit Online-Buchungs-Hinweis.
Immobilien
Termin- und Besichtigungs-Hinweise außerhalb der Bürozeiten.
Callcenter & Service-Hotlines
Vorlagen für Schicht-Übergaben und Hotline-Schließzeiten.
Eine professionelle Ansage in fünf Minuten.
Stimme wählen, Text einsetzen, Vorschau hören — fertig zum Hochladen in Ihre Telefonanlage. Ohne Anmeldung, ohne Guthaben-Verbrauch, mit unbegrenztem Probehören.
Eigene Ansage erstellenHäufige Fragen zum Thema
Wie viele Optionen sind zu viel?
Mehr als 4 Optionen pro Ebene wirken überfordernd. Anrufer steigen erfahrungsgemäß ab Option 5 aus. Lieber zwei Ebenen mit je 4 Optionen als eine mit 7.
Soll ich Wartezeit-Hinweise einbauen?
Ja, wenn Wartezeiten regelmäßig über 30 Sekunden liegen. „Im Schnitt warten Sie 1-2 Minuten" gibt Orientierung und reduziert Auflegen.
Was wenn der Anrufer nichts drückt?
Standard: nach 8 Sekunden Wiederholung der Optionen. Nach zweiter Wiederholung Weiterleitung an einen Mitarbeiter. So fühlt sich niemand verloren.
Wie viele Ansagen brauche ich für ein IVR?
Ein einfaches 4-Optionen-IVR mit zwei Ebenen sind 5–7 Ansagen — pro Sprachoption eine separate Ansage. Im 10er-Paket günstiger. Konditionen siehe Preisseite.
Sprachmenü, das führt — jetzt selbst aufbauen.
Kostenlos testen, ohne Anmeldung, mit unbegrenztem Vorhören.
Jetzt im Generator testen
Die Zukunft der Telefonansagen.